Hinweisgeberschutzgesetz

Das müssen deutsche Unternehmen jetzt beachten

von Christoph Müller, Sales Representative bei der SAVICON GmbH

Eigentlich sollte das Hinweisgeberschutzgesetz am 10.02.2023 formal im Bundesrat beschlossen werden. Der Bundesrat stimmte dem Gesetzentwurf in seiner Sitzung allerdings nicht final zu.

Mit diesem ernüchternden Zwischenergebnis steht Deutschland in der EU nicht alleine da. Insgesamt sieben weitere Mitgliedsstaaten sind der Forderung der Europäischen Kommission ebenfalls nicht nachgekommen, die EU-Whistleblower-Richtlinie von 2019 fristgerecht umzusetzen.

Am 30. März 2023 werden im Bundestag nun zwei weitere Gesetzesvorlagen beraten. Einen Tag darauf, am 31. März 2023, könnte das Hinweisgeberschutzgesetz dann erneut im Bundesrat zur Abstimmung gebracht werden. Und final am 1. Mai 2023 in Kraft treten.

Was das für deutsche Unternehmen bedeutet, lesen Sie in unserem Blog-Beitrag:

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie von 2019, die erstmals einen standardisierten Schutz für Hinweisgeber EU-weit festlegt.

Schutz von Whistleblowern einerseits

Das Gesetz regelt den Schutz aller natürlicher Personen, die über interne oder externe Meldestellen auf Verstöße und Missstände in ihrem Arbeitsumfeld aufmerksam machen. Diese Personen werden Hinweisgeber oder Whistleblower genannt. Das können Arbeitnehmende, Gesellschafter, Praktikanten, Mitarbeitenden von Lieferanten und auch Personen sein, deren Arbeitsverhältnis bereits beendet ist bzw. noch gar nicht begonnen hat.

All diese Anspruchsgruppen schützt das HinschG vor Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen wie Abmahnung, Disziplinarverfahren oder Mobbing am Arbeitsplatz. Um dies sicherzustellen, sieht das Gesetz in Paragraph 36 eine Beweislastumkehr vor. Arbeitgeber müssen also nachweisen, dass Maßnahmen gegen einen Stakeholder des Unternehmens nicht im Zusammenhang mit der Meldung eines Hinweises stehen.

Frühwarnsystem für Unternehmen andererseits

Unternehmen sollten das Hinweisgeberschutzgesetz als Chance wahrnehmen, interne Missstände frühzeitig erkennen zu können und durch entsprechende Maßnahmen zu lösen, bevor ein Vorfall publik wird. Das HinschG schützt Unternehmen zudem vor grob fahrlässigen Falschmeldungen und vorsätzlichem Denunziantentum, indem in einem solchen Fall Schadensersatzansprüche gegenüber der hinweisgebenden Person geltend machen können.

Welche Unternehmen müssen einen internen Meldekanal einrichten?

Das Gesetz sieht in Bezug auf die Umsetzung eine zeitliche Staffelung vor. Mit „Liveschaltung“ des Gesetzes werden alle Unternehmen ab 250 Mitarbeiter sofort in die Pflicht genommen sein, einen internen Meldekanal für Hinweisgeber bereitzustellen. Unternehmen mit einer Größe von 50 bis 249 Mitarbeitern wird eine Übergangsfrist bis 17. Dezember 2023 gewährt werden.

Ausnahme: Öffentlicher Sektor. Seit Dezember 2021 sind staatliche Stellen (Kommunen ab 10.000 Einwohnern und 50 Mitarbeitenden) dazu verpflichtet, interne Hinweisgebersysteme anzubieten.

Empfehlung: Bereiten Sie ihre Organisation unabhängig von der geplanten zeitlichen Umsetzung bereits jetzt auf das Hinweisgeberschutzgesetz vor. Etablieren Sie die entsprechenden Strukturen in Ihrem Unternehmen und schaffen Sie bei Ihren Mitarbeitern ein Bewusstsein für dieses Thema.

Interner oder externer Meldekanal?

Beide Meldewege werden vom Gesetz als vollständig gleichwertig angesehen. Die Entscheidung obliegt demnach der hinweisgebenden Person. Unternehmen sollen mithilfe eines Anreizsystems ihre Anspruchsgruppen davon überzeugen, den Hinweis über den internen Meldekanal abzugeben.

Neu im Gesetz: Die anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebenden Personen und Ihrer internen Meldestelle muss laut Gesetz zusätzlich ermöglicht werden.

Die wichtigsten Anforderungen des HinschG im Kurzüberblick

• Paragraph 12 des Hinweisgeberschutzgesetzes legt fest, dass Unternehmen der oben beschriebenen Größe allen Beschäftigten Zugang zur internen Meldestelle ermöglichen müssen.
• Die Bearbeitung der eigehenden Hinweise darf sowohl von internen als auch von externen Mitarbeitern (z. B. Vertrauensanwalt) vorgenommen werden. Paragraph 15 stellt hierfür die einzige Bedingung, dass diese zuständigen Personen unabhängig und qualifiziert sind und dass keine Interessenskonflikten mit anderen Aufgaben und Pflichten entstehen.
• Paragraph 8 und Paragraph 11: Vertraulichkeit, Anonymität, Datenschutz und vollständige Dokumentation der eingehenden Hinweise sind stets zu gewährleisten.
• Spätestens innerhalb von sieben Tagen nach Hinweisabgabe muss der hinweisgebenden Person eine Eingangsbestätigung gesendet werden. (Paragraph 17)
• Nach Paragraph 18 ist die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten über die Maßnahmen zu informieren, die ergriffen worden sind, um den Vorfall zu behandeln und bestenfalls zu lösen.

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Über den Autor:

Christoph Müller ist Sales Representative bei der SAVISCON GmbH. Seit 2022 steht er unseren GRC-COCKPIT Kunden und Interessenten mit Rat und Tat zur Seite. Wenn Sie Fragen zur Installation eines integrierten und digitalen GRC-Management-Systems samt Hinweisgebersystem haben, kontaktieren Sie uns gerne: 040 80 90 81 446 oder christoph.mueller@saviscon.de