Von Anwendern für Anwender. Für den BRIEF-ASSISTENTEN wurde die Erfahrung von Personen aus den Fachabteilungen und aus der Administration eingebettet in ein System, das den Dokumentenentwicklungsprozess optimal unterstützt. Von der Erstellung einer Dokumentenspezifikation über den Test der Dokumente bis hin zum übersichtlichen Texthandbuch für den Anwender, der BRIEF-ASSISTENT ist das ideale Werkzeug.
Starten Sie die Arbeit am BRIEF-ASSISTENTEN, indem Sie den bestehenden Textbestand ganz einfach importieren. Auch die Erstellung neuer Dokumente wird durch die vielfältigen Funktionen unterstützt. Über die geführte Dokumentenanlage wird es dem Anwender ermöglicht, schnell und unkompliziert ganze Dokumente zu erstellen. Das System übernimmt dabei wichtige Schritte wie die Aufteilung des Dokumententextes in einzelne Bausteine und den Abgleich mit vorhandenen Bausteinen. Mit nur wenigen Klicks können so selbst komplexe Dokumente einfach und schnell in eine übersichtliche Struktur gebracht werden.
Die Basisversion stellt Ihnen bereits alle Funktionen für die Spezifikation und Abstimmung zur Verfügung. Mit intuitiv bedienbaren Oberflächen können Textbausteine und variable Inhalte erfasst und mit Dokumenten verknüpft werden. Die strukturierte Darstellung der Andruckbedingungen einzelner Textelemente ermöglicht es, auch die komplexesten Bedingungen übersichtlich und eindeutig zu beschreiben.
Bereits vor der Anlage neuer Bausteine hilft der enthaltene vollautomatische Textabgleich dabei Ähnlichkeiten zu vorhandenen Inhalten und redundante Formulierungen zu vermeiden.
Komplette Textbestände können auf Redundanzen hin untersucht werden. Das Ergebnis hilft Ihnen dabei, mehrfach vorkommende oder ähnliche Texte zu erkennen und zu bereinigen.
Ein vollumfänglicher Test während der Spezifikationsphase ist schon in der Basisversion möglich. Anhand der im Dokument angegebenen Andruckbedingungen wird automatisch ein Testdialog erstellt, der den Test der Vorgaben ermöglicht. Im integrierten Ergebnisdialog wird angezeigt, wie die einzelnen Textelemente des künftigen Dokumentes miteinander kombiniert werden. Die Dokumentenerstellung wird erheblich effizienter, da Fehler oder fehlende Vorgaben in der Spezifikation frühzeitig bemerkt werden.
Das Modul „Test“ unterstützt Sie optimal beim Testen Ihrer Dokumentvorlagen und Dokumente. Sie haben die Möglichkeit Ihre fachlichen Testkonstellationen bereits während der Prüfung ihrer Spezifikation abzuspeichern und jederzeit wieder aufzurufen. Ihre fachlichen Testfälle entstehen somit „ganz nebenbei“ und müssen nicht noch einmal mit viel Aufwand nachträglich erstellt werden.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich durch den BRIEF-ASSISTENTEN automatisch Testfälle erstellen zu lassen. Die maschinelle Testfallerstellung prüft alle Andruckbedingungen ihres Dokumentes und kombiniert diese so miteinander, dass mit einem Minimum an Testfällen alle Andruckbedingungen getestet werden können. Diese Testfälle eignen sich besonders gut für einen ersten Test der fertig administrierten Dokumente und Bausteine durch die Administratoren.
Mit dem Export der Testfälle können Sie für die manuell oder maschinell erstellten Testfälle Schnittstellendateien erzeugen. Diese stellen Sie einfach über Ihre Dokumentenschnittstelle für das Output-Zielsystem bereit und erhalten die Ergebnisse des fertigen Dokumentes. Die erzeugten Dokumente können Sie nun leicht mit dem Ergebnis des entsprechenden Testfalles im BRIEF-ASSISTENTEN abgleichen. Die integrierte Vorschau stellt dabei das zu erwartende Dokument mit den ausgewählten Bausteinen übersichtlich dar und ermöglicht so einen direkten Vergleich der Vorgabe mit dem Ergebnis aus dem Output-System.
Jedes Dokument, das im BRIEF-ASSISTENTEN spezifiziert wurde, ist automatisch dem Texthandbuch hinzugefügt. Ihre Sachbearbeitung erhält damit ein einfach zu bedienendes Nachschlagewerk, das übersichtlich darstellt, welche Texte zur Verfügung stehen. Auch eine Vorschau auf die Texte ist bereits integriert.
Die Volltextsuche unterstützt Sie dabei, in kürzester Zeit alle vorhandenen Dokumente nach eingegebenen Textpassagen zu durchsuchen. Die gefundenen Dokumente werden übersichtlich anzeigt. Das Finden von passenden Briefen wird dadurch erheblich vereinfacht.
Flexible Gruppierungs- und Darstellungsoptionen bieten die Möglichkeit, das Texthandbuch nach individuellen Wünschen zu gestalten und dem Anwender die Informationen anzuzeigen, die für ihn wichtig sind. Auf- und zuklappbare Bereiche sorgen für eine übersichtliche Darstellung.
Beim Import eines vorhandenen Textbestandes werden alle Bestandteile umfänglich analysiert. Dokumentenstrukturen und Textregelwerke werden auf ihre Komplexität hin untersucht, das Ergebnis wird klar strukturiert dargestellt. Für alle Bausteine wird zusätzlich der komplette Bausteintext auf Auffälligkeiten geprüft. Vorhandener DCF-Code in Bausteinen wird ermittelt, gruppiert und ausgewiesen, komplexe Tabellenstrukturen analysiert und die Komplexität der Andruckbedingungen festgestellt.
Mit den umfangreichen Filterfunktionen können die einzelnen Objekte auf Besonderheiten in Bezug auf ihre Migrationsfähigkeit untersucht werden. Die übersichtliche Darstellung der Eingangsdaten unterstützt, die Identifizierung problematischer Stellen.
Die Ergebnisse können dazu genutzt werden, den Migrationsaufwand konkreter abzuschätzen, selbst wenn das zukünftige Output-Zielsystem noch nicht feststeht. Der Migrationsaufwand wird darüber hinaus reduziert, wenn die Ergebnisse zur frühzeitigen Bereinigung der Auffälligkeiten genutzt werden.
Durch eine rein maschinelle, unkonsolidierte Migration werden immer alle Altlasten mit migriert. Gerade diese Altlasten sind jedoch vielfach die Ursache für wartungsintensive Textbestände. Unsere toolgestützte Analyse und die Möglichkeit, den Textbestand bereits im Vorfeld zu bereinigen helfen dabei, die entstehenden Aufwände besser zu bewerten und den Migrationsaufwand und die künftige Wartung der Texte deutlich zu reduzieren.
Der BRIEF-ASSISTENT stellt die ideale Verbindung zwischen Fachbereich und Administration dar. Vorgaben für Dokumente können einfach und für beide Seiten verständlich erfasst, abgestimmt und getestet werden.