Compliance-Falle: Geschenke und Einladungen

Was ist erlaubt und was nicht?

von Karin Selzer, Consultant Compliance und Datenschutz bei der SAVISCON GmbH

Was bisher geschah: Wir als SAVISCON GmbH haben uns dazu entschieden unser Governance, Risk- und Compliance-Management (GRC-Management) mit unserer eigenen GRC-Software (GRC-COCKPIT) strukturiert und digital abzubilden. Dazu haben wir das Programm GRC@SAVISCON mit den drei Projekten Risiko-Management, IT-Sicherheit sowie Compliance- und Datenschutz-Management aufgesetzt. Lesen Sie hier unseren vollständigen initialen Blog-Beitrag. Aber jetzt zurück zum Thema: Compliance-Management.

Kleine Geschenke sind doch ok – oder?

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – heißt es so schön. Obwohl wir noch ein kleines Unternehmen sind und die Anzahl an Geschenken und Einladungen bisher überschaubar sind, wollen wir uns trotzdem aus Compliance-Sicht diesem Thema widmen. Die Bekämpfung von Korruption (Bestechung, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung, Vorteilsannahme) ist schließlich einer der wichtigsten Punkte aus dem Compliance-Management. So stellen sich also auch bei uns im Unternehmen folgende Fragen: wo fängt der Verdacht auf Korruption eigentlich an, was darf ich annehmen und was nicht?

Früher war es Gang und Gäbe: eine Essenseinladung in ein 3-Sterne-Lokal, VIP-Karten für ein Fußballspiel oder Vergünstigungen beim nächsten Einkauf. Heutzutage nicht mehr dran zu denken, da in vielen Unternehmen strenge Regeln gegen Korruption herrschen und das ist auch gut so. Kein Unternehmen möchte in den Verdacht der Bestechlichkeit geraten (Reputationsverlust), geschweige denn eine Geldstrafe oder sogar Freiheitsstrafe riskieren. Deshalb finden sich gerade in größeren Firmen Compliance-Richtlinien, die den Umgang mit Geschenken und Einladungen regeln und so die Mitarbeiter unterstützen, sich regelkonform zu verhalten. Aber auch ohne Richtlinie sollte jedem Mitarbeiter klar sein, dass er zu gesetzestreuem Verhalten verpflichtet ist. Es darf auf keinen Fall der Anschein entstehen, dass durch Geschenke persönliche Vorteile genutzt werden. Bei Verstoß droht dem Mitarbeiter die fristlose Kündigung. Um gar nicht erst in die Gefahr zu kommen, ist für uns als SAVISCON GmbH klar, dass wir eine interne Compliance-Richtlinie (Verhaltensrichtlinie) festlegen. Diese ist gerade innerhalb des laufenden Projektes in Arbeit.

Was ist erlaubt und was ist tabu?

Da es keine gesetzliche Regelung für die Grenze zwischen einer netten Aufmerksamkeit und einem Bestechungsversuch gibt, können neben festgelegten Wertgrenzen auch folgende Kriterien zur Beurteilung angewandt werden:

Zeitpunkt: Geschenke und Einladungen sollten in keinem engen zeitlichen Zusammenhang mit laufenden oder bevorstehenden Vertragsabschlüssen stehen.

Häufigkeit: Zuwendungen sollten sich nicht häufen und in einem angemessenen Maße stattfinden.

Angemessenheit: Ebenso ist es ein Unterschied, ob eine Essenseinladung zum Italiener um die Ecke stattfindet oder in ein nobles 3-Sterne-Restaurant. Allerdings kann es hier auch erlaubte Schwankungen geben, je nach hierarchischer Stellung der beteiligten Personen. Zuwendungen unter Geschäftsführern dürfen durchaus eine etwas höhere Wertkategorie erreichen.

Welche Wertgrenze sollte festgelegt werden?

In vielen Unternehmen wird die Grenze von 35,- € angewandt, denn bis zu dieser Grenze sind Geschenke an Geschäftspartner steuerlich absetzbar. Es können auch individuelle Wertgrenzen vereinbart werden (ggf. mit Genehmigung durch Vorgesetzte) – die Entscheidung liegt beim Unternehmen. Es gibt aber auch durchaus Firmen, die keinerlei Zuwendungen zulassen und ein komplettes Verbot in ihren Compliance-Richtlinien aussprechen. Auch Grundsätze wie diese können hilfreich sein:

• Werbeartikel (Kugelschreiber, Kalender etc.) sind in der Regel erlaubt
• Keine Geschenke / Einladungen an Privatadressen
• Keine Gutscheine oder Geldgeschenke
• Keine Zuwendungen im Rahmen einer Vertragsanbahnung

Zusätzliche Vorsicht bei Amtsträgern

Amtsträger wie Richter, Notare, Beamte und Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung dürfen lt. § 331 ff. StGB überhaupt keine Zuwendungen annehmen. Selbst die Einladung zum Kaffee könnte problematisch gesehen werden. Von daher ist bei Amtsträgern zusätzliche Vorsicht geboten und es ist ratsam hier lieber komplett auf Geschenke und Einladungen zu verzichten.

Transparenz und Dokumentation

Werden Zuwendungen in einem bestimmten Rahmen zugelassen, sollte dies auch transparent dokumentiert werden. In der Praxis hat sich hier das Führen von Listen durchgesetzt, in denen alle Geschenke eingetragen werden. Gerade zu Weihnachten werden oft Kalender, besondere Weine, Präsentkörbe, etc. verschenkt. So kann durch den Compliance-Verantwortlichen kontrolliert werden, ob die Geschenke und Einladungen im erlaubten Rahmen bleiben. Genehmigungspflichtige Geschenke können dort ebenso dokumentiert werden wie wertvolle Geschenke, die abgelehnt wurden.

Compliance-Kultur und Schulung

Um eine gute Compliance-Kultur im Unternehmen aufzubauen, muss diese auch von allen gelebt werden. Deshalb ist es wichtig, dass sich auch Geschäftsführung und Management an Compliance-Richtlinien halten und diese offen und transparent vorleben. Außerdem sollten Mitarbeiter bei diesem sensiblen Thema umfassend geschult und aufgeklärt werden. Nur wenn allen klar ist, welche Art von Zuwendungen erlaubt und welche nicht erlaubt sind, kann entsprechend gehandelt und ein Missbrauch ausgeschlossen werden.

Aus der Praxis

Wir sind gerade dabei, unsere Compliance-Richtlinien weiter aufzubauen. Neben der „Annahme von Geschenken und Einladungen“ werden hier auch Themen wie Diskriminierung, Verschwiegenheit, Datenschutz, etc. geregelt sein. Die finale Richtlinie wird dann durch unseren Geschäftsführer verabschiedet, anschließend an alle Mitarbeiter kommuniziert und zentral abgelegt. Ebenso wird es eine Schulung für alle Mitarbeiter geben. Sie sehen: da ist noch viel zu tun. Los geht’s!

Wie ist die Annahme von Geschenken und Einladungen bei Ihnen geregelt?

…to be continued:

Hier die Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse zum Thema „Annahme von Geschenken und Einladungen“:

• auch kleine Unternehmen wie wir sollten sich dazu Gedanken machen
• es ist hilfreich, das gewünschte Verhalten in Compliance-Richtlinien festzuhalten
• umso klarer Wertgrenzen und Regeln formuliert sind, desto besser
• Compliance muss in allen Ebenen (vor)gelebt werden
• Mitarbeiter sollten umfassend geschult werden

Im nächsten Blog-Beitrag schauen wir wieder gemeinsam in das Projekt Risiko-Management.

Über die Autorin:

Karin Selzer ist Consultant für Compliance & Datenschutz und interne Datenschutzbeauftragte bei der SAVISCON GmbH. Seit Januar 2021 kümmert sie sich um maßgebliche Richtlinien und die Umsetzung aller relevanten Themen rund um Compliance und Datenschutz. Zusätzlich steht sie unseren GRC-COCKPIT Kunden und Interessenten mit Rat und Tat zur Seite. Kontakt: 040 80 90 81 446 oder karin.selzer@saviscon.de